کنترل پروژه فرآیندی برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده های پروژه برای هدایت هزینه ها و برنامه ها در مسیر درست است . وظایف کنترل پروژه شامل شروع ، برنامه ریزی ، نظارت و کنترل ، برقراری ارتباط و تعیین هزینه ها و برنامه زمان بندی پروژه است . در نهایت ، کنترل پروژه فرآیندی تکراری برای تعیین وضعیت پروژه ، پیش بینی نتایج احتمالی بر اساس آن و سپس بهبود عملکرد پروژه در صورت غیر قابل قبول بودن نتایج است .
در واقع می توان کنترل پروژه را به این صورت تعریف کرد : جمع آوری و مدیریت داده ها و فرآیندهای تحلیلی برای پیش بینی و تاثیر سازنده بر نتایج زمان و هزینه یک پروژه ، از طریق ارسال اطلاعات در فرمت ها و قالب هایی که به مدیریت و تصمیم گیری مؤثر کمک می کنند .
در این بین سیستم های کنترل پروژه مختلفی طراحی و تولید شد تا این فرآیندها را سازماندهی کند . یکی از این سیستم ها ، سیستم کنترل پروژه بهکار بوده که توسط تیم حرفه ای کلیک هاب طراحی شده است .
کنترل پروژه به کارگیری دانش ، مهارت ها و ابزار های لازم در جریان اجرای فعالیت ها، به منظور رفع نیاز ها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است .
سیستم و نرم افزار مدیریت و کنترل پروژه بهکار ، در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه ریزی و کنترل پروژه بهره می گیرد و لذا به ابزاری کاربردی و قدرتمند برای کنترل زمان ، کنترل هزینه و مدیریت منابع و نیروی انسانی تبدیل شده است .
هدف اصلی سیستم کنترل پروژه ایجاد بستری مطمئن و مناسب برای مدیریت پروژه با استفاده از مدیریت برنامه ها ، کنترل منابع و …. است که برای دستیابی به این هدف تلاش شده تا بسیاری از حوزه های 9 گانه PMBOK (دانش های نه گانه مدیریت پروژه ) در نرم افزار پوشش داده شود .
نرم افزار بر روی یک سرور مرکزی متصل به اینترنت نصب شده و در هر زمان و در هر مکان قابل دسترسی می باشد . بهکار به نوعی طراحی شده که کاربران آن حتی با کمترین دانش مدیریت پروژه قادر خواهند بود به سادگی پروژه ها ، وظایف ، منابع و … را برنامه ریزی کنند و از روند انجام کار پروژه گزارش گیری و مستندات خود را مدیریت نمایند .
نقاط قوت سیستم کنترل پروژه در رویکرد داده محور و توجه به جزئیات آن ها نهفته است . فرآیندهای کنترل پروژه عبارت اند از :
برنامه ریزی پروژه
برنامه ریزی یکی از مراحل مهمی است که در آن کنترل کننده ها و مدیران پروژه با هم کار می کنند . چه در ایجاد طرح های پروژه ، برنامه ها ، ساختارهای خرابی کار یا برآورد هزینه ها ، برنامه ریزی به همه افراد یک خط پایه برای کار در طول پروژه می دهد .
بودجه بندی
ادغام فرآیند بودجه بندی در فعالیت های پروژه برای محاسبه دقیق هزینه ها و درک زمان و دلیل واریانس ضروری است . با بودجه بندی مرحله ای و اصلاح تعداد ، یک مدل شفاف برای مدیران ارشد و اعضای تیم در دسترس خواهد بود تا بتواند به عنوان یک معیار در طول پروژه عمل کند و جریان های نقدی مهم را قابل درک سازد .
مدیریت ریسک
کنترل پروژه رویکردی دقیق برای مدیریت ریسک را فراهم می کند. با شناسایی پیش گیرانه خطرات ، پایش مداوم ریسک و تهیه برنامه های پیش بینی شده برای رسیدگی به مسائل ، کاهش تأثیر بر بودجه و برنامه امکان پذیر است . همچنین به جلوگیری از بروز برخی خطرات در آینده کمک می کند .
مدیریت تغییر
وقتی یک پروژه از برآورد اولیه خود فاصله می گیرد ، اغلب به دلیل یک عامل نیست ، بلکه به دلیل اثر چندین عامل است که معمولاً مورد توجه قرار نمی گیرند . به همین دلیل مدیریت تغییر بسیار حیاتی است . با ردیابی تغییرات و درک تأثیر آن ها ، ضمن پیگیری روند واضحی برای ارزیابی ، تأیید و پاسخگویی ، پروژه ها می توانند در مسیر خود باقی بمانند .
پیش بینی
با افزایش دقت برآورد ، کنترل کنندگان و مدیران پروژه می توانند بینش بیشتری در مورد عوامل محرکه فعلی هزینه ها و برنامه ها کسب کنند . اندازه گیری پیشرفت ، یک ورودی حیاتی برای فرایند پیش بینی است که به عنوان مقایسه ای در برابر هزینه های واقعی و متعهد به کار می رود و کنترل کنندگان پروژه را قادر می سازد با استفاده از ترکیبی از روش ها و فرمول های استاندارد ، پیش بینی را انجام دهند . به روز رسانی های منظم و به موقع با امکان پاسخ گویی سریع تر و اقدامات اصلاحی نسبت به زمان شروع یک پروژه ، به کنترل کننده پروژه کمک می کنند .
مدیریت اجرایی
تعریف و استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای نظارت بر سلامت پروژه و روند پیش بینی برای انجام اقدامات اصلاحی بسیار مهم است . سازمان هایی که از اطلاعات عملکرد برای مدیریت پروژه ها استفاده می کنند ، مانند محاسبات استفاده شده در مدیریت ارزش به دست آمده، به میزان موفقیت ۶۸ درصدی دست می یابند ؛ در حالی که برای پروژه هایی که از این داده ها استفاده نمی کنند ، ۷ درصد موفقیت وجود دارد .
مدیریت پروژه
این مرحله شامل ایجاد فرایندها و سیستم هایی است که می‌توانند به اعضای تیم در برقراری ارتباط و همکاری با یکدیگر کمک کنند. هدف این است که به روز رسانی های وضعیت ، ضبط زمان جلسات ، آموزه ها و مدیریت گردش کار به طور یکپارچه انجام شود تا تیم ها به جای کارهای روزانه روی اجرای واقعی تمرکز کنند .
بخش های مختلف سیستم کنترل پروژه
اطلاعات شرکت ها :
مشخصات کامل شرکت ها و موسسات مرتبط با سازمان در اینجا قرار می گیرد . یکی از مزایای سیستم این است که چند شرکت یا سازمان می توانند بدون اینکه از کار یکدیگر آگاه باشند از سیستم به صورت هم زمان استفاده نمایند . شرکت ها و سازمان ها می توانند نقش های مختلفی در پروژه داشته باشند از جمله کارفرما ، پیمانکار ، مشاور ، ناظر و …..
اطلاعات پروژه ها :
پروژه های خود سازمان و یا شرکت ها و موسسات مرتبط با سازمان که در بخش شرکت ها ثبت شده اند ، به ترتیب ذیل مدیریت و کنترل می شوند :
– پروژه های پیشنهاد شده
– پروژه های فعال
– پروژه های کامل
– پروژه های آرشیوی
فعالیت ها و وظایف :
در هر پروژه فعالیت هایی را تعریف می کنیم و آن را به افراد مورد نظر اختصاص می دهیم . برخی از اطلاعاتی که در یک رکورد فعالیت ثبت و نگهداری شده و قابل مدیریت و کنترل می باشد به شرح ذیل است :
فعالیت ، پدید آورنده فعالیت ، منشا فعالیت ، بودجه ، وضعیت وابستگی به فعالیت های دیگر ، اولویت ، میزان پیشرفت ، تاریخ شروع و پایان ، افراد مامور ، وزن
تقویم کاری :
تقویم کلیه فعالیت ها و وظایف افراد سازمان ، مدیران و مسئولین هر بخش در اینجا می تواند به صورت روزانه ثبت و نگهداری گردد . اطلاعات مذکور به صورت روزانه ، هفتگی و ماهانه نمایش داده می شود . در اطلاعات روزانه می توان رویدادها و وظایف مربوط به همان روز را ثبت و نگهداری نمود . رویدادهای جدیدی که ثبت می گرددشامل اطلاعات ذیل می باشد :
پروژه مرتبط ، تاریخ شروع و خاتمه رویداد و توصیف و … . این بخش در واقع جایگزین تقویم رومیزی مدیران خواهد شد .
مستندات و فایل ها :
مدیریت و کنترل فایل ها و مستندات مورد نیاز پروژه ها جهت استفاده کلیه کاربران سامانه در این قسمت امکان پذیر است . در صورتی که لازم باشد تعدادی از کاربران فایلی را مورد مطالعه و یا بررسی قرار دهند می توان آن را در اینجا اضافه نمود .
مدیریت ارتباطات و تماس ها :
مشخصات افراد مرتبط با سازمان و یا موسسات در اینجا ثبت می گردد . بدین وسیله می توان با اشخاص مورد نظر از طریق تلفن و یا پست الکترونیکی ارتباط برقرار نمود .
سیستم پست الکترونیکی :
در صورت وجود Mailserver در سازمان ، این بخش به عنوان یکی از ماژول ها مورد استفاده کاربران قرار می گیرد .
جدول زمانی :
ثبت ساعت های انجام کار افراد تیم پروژه در این بخش انجام می گردد . بدین ترتیب فعالیت های انجام گرفته توسط اعضای تیم ، نوع فعالیت انجام گرفته توسط اعضای تیم و زمان شروع و خاتمه فعالیت ثبت می گردد .
بدین ترتیب مدیران پروژه توانایی تهیه گزارش های متنوع از ساعات کار پروژه و کنترل تیم آن را خواهند داشت .
اطلاعات این بخش شامل موارد زیر است :
نام کاربر ، زمان ثبت ، تاریخ ، زمان شروع ، زمان خاتمه ، مکان اجرا ، کد فعالیت ، عنوان فعالیت و خاتمه فعالیت می باشد .
یادداشت ها :
یادداشت هایی از کاربران برای یکدیگر و یا برای اطلاع دیگر کاربران در این قسمت ثبت و نگهداری می شود . در هر یادداشت جدید عناوین ذیل تکمیل می گردد : نام ، e-mail ، موضوع یادداشت ، درجه اهمیت و توضیحات مورد نیاز .
راهبر کاربران :
تعریف و مدیریت کاربران سیستم و تعیین سطوح دسترسی برای آنها به عهده راهبر سیستم خواهد بود . راهبر سیستم در اینجا دسترسی هر یک از کاربران را به صورت کامل به هر یک از پروژه ها و اجزای سامانه مشخص می کند .
سلیقه ها :
سلیقه پیش فرض کاربر ، کلیدهای نمایش سیستم ، مقادیر نمایش سیستم ، زبان ( فارسی ، انگلیسی ) ، فرمت تاریخ ، فرمت زمان ، اینترفیس کاربر
ماژول ها :
بخش ها و یا ماژول های مختلف در این قسمت نمایش داده می شود . مشخصاتی از ماژول که می توان به صورت فهرست وار در این قسمت مشاهده نمود شامل موارد ذیل است : وضعیت ( فعال ، غیر فعال ) ورژن ، نوع ، متن فهرست ، آیکن فهرست ، وضعیت فهرست . لازم به ذکر است که ماژول ها و بخش های مختلفی که در سیستم وجود دارد قابل اضافه و یا کم کردن می باشد ، در واقع می توان ماژول جدیدی بر حسب نیاز مشتری به سیستم اضافه نمود .
